咨询问题：
我公司与某公司长期存在买卖合同关系，主要交易方式为双方签订框架协议后，通过电子邮箱下单并按月进行结算。交易过程中，该公司的对接人员不一致且邮箱地址也不一致，还存在通过微信进行沟通的情形。该公司已经逾期半年未支付我公司货款，现我公司决定对该公司提起诉讼。
请问：我公司应当如何举证？
合同纠纷律师答疑：
公司采用签订框架协议、电子邮件或微信下单并结算的方式系交易过程中，特别是存在长期交易关系的商事主体间的常用方式，双方通过电子邮件形式结算有效。但从证据组织层面分析，若企业作为出卖人欲向客户主张货款，主要需从“双方之间存在买卖合同关系”“已按约定向客户提供货物”“货款支付条件已满足”三个方面进行举证。根据咨询问题的公司反映的信息来看，为证明前述内容，需明确电子邮件、微信等记录是否能够作为证据及其如何举证等问题。公司在交易过程中，虽存在对接人员不一致、往来电子邮件所使用邮箱地址不一致等瑕疵，由于民事诉讼证据讲究的是高度盖然性，若所提供的证据能够相互佐证并形成证据链，出卖人的主张仍能得到法院的支持。具体分析如下。
一、电子数据法律规定
《民事诉讼法》第66条规定，证据包括：当事人的陈述、书证、物证、视听资料、电子数据、证人证言、鉴定意见、勘验笔录。其中，电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。同时，最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》（以下简称《证据规定》）进一步明确了电子数据的主要内容，包括网页、博客、微博客等网络平台发布的信息；手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息；用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录通信记录登录日志等信息；文档图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；其他以数字化形式存储处理、传输的能够证明案件事实的信息。
因此,电子邮件往来信息、微信沟通记录以及微信、支付宝产生的转账记录属于电子数据证据形式合法,可作为证据提交法院以支持自身的主张。
二、电子数据证据认定
由于电子数据具有可增删、可修改、可伪造等特点,且增删、修改、伪造后无法直接通过外观呈现,故在司法实践中,对于电子数据真实性的审查比较慎重,一般通过如下方面进行分析:(1)电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境是否完整、可靠;(2)电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境是否处于正常运行状态,或者不处于正常运行状态时对电子数据的生成、存储、传输是否有影响;(3)电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境是否具备有效防止出错的监测核查手段;(4)电子数据是否被完整地保存、传输提取,保存、传输、提取的方法是否可靠。
《证据规定》第15条规定,以电子数据作为证据的,应当提供原件。电子数据的制作者制作的与原件一致的副本,或者直接源于电子数据的打印件或其他可以显示、识别的输出介质,视为电子数据的原件。《证据规定》第94条第2款还明确,“电子数据的内容经公证机关公证的,人民法院应当确认其真实性但有相反证据足以推翻的除外”。
根据前述规定,为保证电子证据能够成为定案的依据,一般电子证据的提交形式为制作成公证书或在法庭现场演示,以达到核查原件的目的。在北京智恒网安科技有限公司(以下简称智恒网安公司)、北京信诺瑞得软件系统有限公司(以下简称信诺瑞得公司)侵害计算机软件著作权纠纷案①中,最高人民法院认为信诺瑞得公司提交的电子邮件为Outlook中包含信息内容的可识别输出方式其应视为电子数据的原件,且智恒网安公司并未提供任何证据推翻该组邮件的真实性故法院对该组邮件予以采信。
①参见最高人民法院民事判决书,(2021)最高法知民终1269号。
如结合案件事实、当事人陈述无法认定的法院还会通过鉴定或者勘验等方法进行审查判断。此外,《证据规定》第94条还规定了五种可以推定电子证据为真实的情形:(1)由当事人提交或者保管的于己不利的电子数据;(2)由记录和保存电子数据的中立第三方平台提供或者确认的;(3)在正常业务活动中形成的;(4)以档案管理方式保管的;(5)以当事人约定的方式保存、传输、提取综上,在诉讼、仲裁程序中,电子数据可通过保全或现场展示的方式予以提交,即出卖人需注意保存、搜集微信聊天记录、电子转账凭证记录以及相应的电子邮件。
三、电子数据证据固定
为方便交易,双方采用“框架协议+订单”的交易模式,且订单系通过电子邮件、微信等通信方式确认。此种交易模式下,往往存在交易双方对接人员、通信方式经常变更或电子证据遗失等问题,为证明双方真实的交易关系,需对相关微信聊天及电子邮件往来记录进行审查。
司法实务中,对于微信聊天及电子邮件往来记录的审查主要包括:微信及电子邮件记录的来源是否符合法律规定;微信及电子邮件记录的双方身份信息是否真实;微信及电子邮件记录是否与案件事实关联;微信及电子邮件记录内容是否真实、清晰,具有相对完整性能够反映当事人想要证明的事实。对此,在证据固定过程中,需注意如下内容:
1、双方是否在合同中约定双方通过微信及电子邮件沟通,且是否约定了具体的电话号码、电子邮箱地址,如有约定且按照合同约定履行的,则推定电子证据真实。
2、对方采用多个电子邮箱与公司联系的情况,存在合同中并未一一确认的可能。对于未能在合同中进行确认的联系方式,如为电子邮件的,需区分电子邮箱采用的是企业邮箱还是个人邮箱;如为企业邮箱,一般可直接推定属于对方公司人员;如为个人邮箱或微信聊天记录的,需根据相关证据予以综合判断。
3、公司也可提供对方曾按照电子邮件或微信中相关内容予以履行的证据如按照电子邮件或微信中的对账数额进行款项支付等证据。如交易相关的微信记录电子邮件存在瑕疵,除证明电子证据的真实性、有效性外,还可能存在证据原始载体灭失，无法核对打印件、副本与原始文件一致性的风险。如前所述因电子证据具有易被修改、伪造的特点,如产生纠纷,容易因无法达到证明标准而败诉故需尽量搜集对己方有利且有原始载体的记录,如能相互佐证并形成证据链的,亦能达到相应证明目的。
在交易过程中,对于容易灭失的证据或者关键证据,有必要提前采取一定保全措施,为敦促销售或相关人员积极履责,可将相应责任义务在相关管理规章中予以明确。值得注意的是,随着技术的进步,第三方存证平台运用新技术存证在互联网案件中得到了广泛认可。虽然目前最高人民法院《关于互联网法院审理案件若干问题的规定》第11条第2款规定①仅适用于互联网法院审理的案件,但实务中也有较多法院在其他案件中参照这一规定,如没有相反证据,法院一般会予以采信。
①具体规定为:“当事人提交的电子数据,通过电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台认证能够证明其真实性的互联网法院应当确认。”
综上,因咨询问题中重要订单、结算等文件均通过电子数据予以确认,此种情况下,笔者建议双方在合同中指定手机号码、电子邮箱或传真号码等联系方式,并将证据提交第三方存证平台保存、以档案管理方式予以保管。当然对于重要的合同、对账单等文件,笔者仍建议通过公证等方式进行证据固定,以降低法律风险,保障合法权益。