为加强公司合同管理,避免或降低合同签订、履行过程中的风险,提高公司经营效益,就合同管理机构设置、合同文本的使用、合同档案的保存、合同订立前的调查、合同谈判、合同条款的把握以及合同履行的监管等内容所确定的企业内部行为规范,称为合同管理制度。
一、合同管理制度的核心内容
合同管理制度属于企业的内部风险控制制度,是企业的自我防范行为。各个企业的合同管理制度根据经营管理的不同而存在差异,但核心都应当包括以下几个方面的内容。
(1)合同基本管理制度,该部分内容是为了明确合同管理的部门人员设置、合同用印规范、标准文本的使用、合同档案制度等。
(2)合同签订前的管理制度,要求公司在签订合同前进行必要的调查,并在签订前履行公司内部的审批手续。
(3)合同订立制度,主要包括合同订立过程中谈判策略、条款的把握等,确保能够签订的合同有利于公司。
(4)合同履行管理制度,主要是合同履行过程中的跟进以及发现对方违约时的处理方式等。
二、合同管理制度的作用
越来越多的创业者已经认识到合同管理制度的重要性,企业合同管理制度的建立并不意味都只制定一份书面的制度性文件即可,重要的是公司经理层以及各职能部门应当具有合同管理意识,严格按照合同管理制度执行。另外,合同管理制度是一种公司内部管理制度,对外不具有法律效力。也就是说,公司不能因合同签订未遵守公司内部合同管理制度为由,对外否认已签
订合同的效力。如果员工违反内部合同管理制度,公司只能依据该制度对员工进行处罚。
1.内部合同管理机构
负责合同管理的是公司内部法律事务部门。该部门对公司总经理或者财务总监负责。合同管理部门主要有以下职责。
（1）配合国家相关法律法规，根据业务需求拟定具体的合同管理制度，在公司董事会批准后组织实施。
（2）配合业务部门参与合同谈判,负责公司拟签订合同的审核,从法律的角度把握签约标准,，发现问题,提示风险,一般由公司业务部门及法务人员完成。
（3）起草公司内部标准合同版本。
（4）负责定期追踪各业务部门重大合同的履行情况,汇总公司合同执行总体情况,并就存在的问题提出相应建议。
（5）当公司出现合同纠纷时,配合业务部门进行处理,及时采取法律措施,防止风险进一步扩大化。
（6）负责公司合同文本的登记归档工作。
（7）负责公司内部合同管理制度的培训,增强员工的合同管理意识。对于一些规模较小的公司,单独设立法律事务部门成本较高,此时公司可以安排财务人员或者行政管理人员或聘请外部律师作为法律顾问,兼职代理合同管理事务。
2.外部合同管理机构
除了前述内部法律事务部门之外,还包括其他与合同相关的部门。
(1)公司业务部门,例如采购部门、业务部门,负责合同内容的具体谈判与订立,交易相对方的资格审查、确定合同中的商务条款、合同签订后限进合同履行状况、发现异常时及时汇报。
(2)合同决定部门,通常而言,公司法律事务部门仅就合同中的法律条款提出修改意见,合同中的商务条款需要业务部门确认,但最终合同签订与否需要由有权部门决定,这个有权部门就是合同决定部门。不同规模的公司,其合同决定部门会有很大的差异,小微企业可能直接由控制公司日常运营的控股股东或其代表决定是否签订某个合同。而规模稍大的公司则会根据内部
授权机制确定其相应的合同决定部门,比如,对于日常运营合同,一般由公司总经理、副总经理、业务总监审批,具体审核权限可根据合同金额以及合同类别确定;对于超过一定金额的合同以及特殊类的合同(如担保、投资、财产赠予等),则必须由董事会进行审批;如果合同内容尤其重大,就要提交股东会决定。
(3)公司财务部门,负责合同金额核实以及配合业务部门跟进合同履行过程中的收付款情况,定期催讨合同未付款项。
(4)印章管理部门,负责合同签订时用印的监督工作,确保每一份合同在加盖公司印章之前均得到了法律事务部门的审核,并最终由公司合同决定部进行了确认。
总之,公司的合同管理制度要想顺利运转,必须得到公司最高层的重视,以及合同管理部门、业务部门、财务部门等各部门的全力配合。合同签订需要加盖公司的印章。就合同上需要加盖的印章而言,可以是公司的公章,也可以是公司的合同专用章,两者都可以表示公司对合同内容的认可,公司愿意按照合同条款承担相应的义务与责任。