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公司日常人力管理过程中如何合法获取相关个人信息?

2022-12-16

咨询问题:

我公司针对员工招聘录用与特定猎头公司签署了背景调查协议,并就不同职级招录人员相关背景的调查内容约定了不同的套餐。


请问:针对该招聘录用背景调查协议和后续所获取信息管理的相关风险,能否给予建议?


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民商诉讼律师告知公司日常人力管理过程中如何合法获取相关个人信息

随着《网络安全法》的颁布施行,不少公司已开始重视个人信息保护,但是普遍将保护的立足点定位在客户的个人信息上,却忽略了对公司意向招聘录用的员工和在职员工的个人信息保护也是公司数据合规管理的重点。实务中公司对于员工个人信息管理缺失,过度收集员工个人信息和在招聘录用员工背景调查中侵犯个人信息权益的事件不断发生。

公司收集员工个人信息务必符合法律法规要求,对于法律明文规定不得收集的信息,公司不应试图通过非法手段收集;公司非法收集员工个人信息侵犯员工权益或造成员工精神、财产损害的将依法承担民事赔偿责任;公司根据非法收集的员工个人信息主张解除劳动关系的,可能还需承担违法解除劳动合同的赔偿金。


民商诉讼律师建议

1、个人信息获取、存储和使用需要遵循必要性和合法性原则。对于应聘者的背景调查一般基于作为公司员工的必要性因素,围绕包括背景调查候选人的身份信息、学历资质信息、工作经历信息(包括职位、职责、工作表现、待遇离职原因、离职时间)、工作履历(包括是否解除劳动关系,有无经济纠纷、培训协议保密及竞业禁止约定、劳资纠纷等),这些背景调查内容都与职位需求有关,在事先征求候选人同意后进行背景调查属于必要性核实,符合国家法律法规的规定。

2、工作履历核实要求限定在工作范围内,严禁探查候选人其他个人隐私,如候选人知悉非工作相关个人信息披露或受损,可以主张侵权责任。

3、应聘者有无违法记录、有无金融违法记录、个人经济状况、社会关系等信息因涉及应聘者个人隐私,未经应聘者同意进行调查的,属于侵犯应聘者个人隐私,会引起法律纠纷。所以,除相关特定人员如高层招聘的必要性考虑外,可以考虑不对其他员工针对这些信息进行背景调查。对该部分信息进行调查之前,必须让相关应聘者书面签字授权公司对其信息进行核实,从而降低非法获取风险。

4、在公司委托背景调查合作方获取应聘者的个人信息时,公司应使背景调查合作方取得应聘者的相关授权与同意。当然,若因背景调查合作方自身原因导致应聘者个人信息泄露的其应承担相应的违约责任


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